Fakturowanie
Z artykułu poznasz moduł Fakturowania oraz przejdziesz krok po kroku przez proces konfiguracji w sklepie na platformie AtomStore.
Konfiguracja ustawień modułu
1. Aby uruchomić moduł fakturowania przejdź do Ustawienia > Konfiguracja sklepu > Sprzedaż i ceny > Fakturowanie , a następnie kliknij Włącz .
2. Rozwiń listę i przejdź do konfiguracji ustawień. Możesz określić:
- Faktura do zamówienia;
- Na życzenie;
- Zawsze.
- Zaznaczaj fakturę do paragonu – jeśli w zamówieniu nie ma podanego numeru NIP, to przy włączonym ustawieniu będzie zaznaczona opcja Faktura do paragonu ;
- Domyślna data sprzedaży;
- Data złożenia zamówienia;
- Data bieżąca – czyli data wystawienia faktury.
- Domyślny termin płatności (w dniach) – opcja pozwala określić, jaki termin płatności pojawiał się będzie na fakturach;
- Fakturowanie pozycji z zerową ceną – określa, czy pozycje z ceną zerową mają być zawarte na fakturze;
- Sortowanie pozycji na fakturze – w jaki sposób posortowane mają zostać pozycje na fakturze (zgodnie z zamówieniem lub alfabetycznie);
- Rozbijaj koszty dostawy / płatności na stawki VAT odpowiadające produktom – opcja pozwala zdecydować, czy pozycje pojawiające się na fakturze mają być podzielone na stawki VAT, które im odpowiadają;
- Podział na oryginał / kopię – opcja ta pozwala wybrać, czy faktura ma być dzielona na oryginał i kopię;
- Automatyczne przypisywanie wpłat do faktur – należy ustalić, czy system automatycznie ma dokonywać rozdzielenia faktur do zamówień (w przypadku ustawienia na “nie” administrator będzie posiadać większą swobodę w wystawianiu faktur – możliwość wystawiania zbiorczych fv na kilka zamówień itp.);
- Panel klienta – wyświetlaj listę faktur – określa, czy w panelu klienta ma się znaleźć lista wygenerowanych dla niego faktur;
- Wgrywaj własne pliki z fakturami – opcjonalne ustawienie pozwalające wgrywać webmasterowi indywidualny projekt FV;;
- Język faktury – Wybierz aby wymusić język dla każdej faktury. Pozostaw puste aby język był uzależniony od języka klienta;
- Domyślna kategoria GTU;
- Bony – pomijaj wartość bonu – Dotyczy faktury sprzedażowej powiązanej z zamówieniem, w którym dokonano zakupu bonu;
- Zablokuj wystawianie faktur ze sklepu – Zaznacz tak jeżeli wystawiasz faktury z zewnętrznego systemu i nie chcesz ich wystawiać przez sklep;
- Faktury korygujące – korygowanie cen w kwotach – Wybierz, aby określić czy na etapie tworzenia korekty faktury ma być podana kwota netto czy brutto.
3. Przejdź do listy Numeracja . W tym miejscu możesz określić parametry numeracji faktur w Twoim sklepie:
- Numeracja – opcja ta pozwala wybrać sposób, w jaki faktury mają być numerowane;
- Roczna – przykładowo: 1/2016, 2/2016;
- Miesięczna – przykładowo: 1/1/2016, 2/1/2016, 1/2/2016 itd.
- Format numeru faktury – opcja ta pozwala na zdefiniowanie, w jaki sposób ma być numerowana faktura. Może to być dowolny ciąg znaków z wykorzystaniem znaczników #numer#, #miesiac#, #rok#;
- Format numeru faktury – zagranica – umożliwia ustawienie innej numeracji faktur dla klientów zagranicznych. Może to być dowolny ciąg znaków z wykorzystaniem znaczników #numer#, #miesiac#, #rok#;
- Format numeru faktury proforma – opcja ta pozwala na zdefiniowanie, w jaki sposób ma być numerowana faktura proforma. Może to być dowolny ciąg znaków z wykorzystaniem znaczników #numer#, #miesiac#, #rok#;
- Format numeru korekty do faktury – opcja ta pozwala na zdefiniowanie, w jaki sposób ma być numerowana faktura proforma. Może to być dowolny ciąg znaków z wykorzystaniem znaczników #numer#, #miesiac#, #rok#;
- Format numeru korekty do faktury – zagranica – opcja ta pozwala na zdefiniowanie, w jaki sposób ma być numerowana faktura proforma. Może to być dowolny ciąg znaków z wykorzystaniem znaczników #numer#, #miesiac#, #rok#;
- Format numeru faktury zaliczkowej – opcja ta pozwala na zdefiniowanie, w jaki sposób ma być numerowana faktura proforma. Może to być dowolny ciąg znaków z wykorzystaniem znaczników #numer#, #miesiac#, #rok#.;
- Liczba znaków w numerze faktury (#numer#).
4. Kolejnym krokiem jest przejście do listy Wyświetlane informacje . W tym miejscu możesz określić jakie elementy mają być wyświetlane na wydruku faktury:
- Wyświetlaj logo sklepu – opcja pozwala określić, czy na fakturze ma się znaleźć logo sklepu;
- Wyświetlaj REGON sprzedawcy – opcja pozwala określić, czy na fakturze ma się znaleźć REGON sklepu;
- Wyświetlaj numer telefonu w danych klienta – opcja pozwala określić, czy na fakturze ma się znaleźć numer telefonu klienta;
- Wyświetlaj numer zamówienia – opcja pozwala określić, czy na fakturze ma się znaleźć numer zamówienia;
- Wyświetlaj kraj zamówienia – opcja pozwala określić, czy na fakturze ma się znaleźć kraj zamówienia;
- Dołączaj opis sposobu płatności – czy na fakturze ma pojawić się opis sposobu płatności;
- Ceny netto – wyświetlana ilość miejsc po przecinku jaka ilość miejsc po przecinku wyświetlana będzie przy cenie netto;
- Wyświetlanie rabatu (kuponu) – opcja pozwala na określenie, czy na fakturze ma być wyświetlany rabat (kupon);
- Wyświetlaj kody produktów – opcja pozwala na określenie, czy na fakturze ma być wyświetlany kod produktu;
- Atrybut z kodem produktu – wybierz, jeśli kod produktu znajduje się w atrybucie;
- Podpis (drukowany) – możesz określić czy chcesz na fakturze wyświetlać drukowany podpis;
- Pieczątka (opcjonalnie) – pieczątka Twojej firmy w formacie jpg, png lub gif.
5. Przejdź do listy Automatyczne wystawianie i wysyłanie . Lista ta służy konfiguracji ustawień związanych z automatyzacją generowania faktur oraz ich wysyłki:
- Automatyczne generowanie faktur pro forma dla zamówień z formami płatności – system umożliwia automatyczne generowanie faktury pro forma dla zamówień ze wskazanymi formami płatności;
- Automatyczne generowanie faktur VAT po otrzymaniu statusu – system umożliwia automatyczne generowanie faktur VAT dla zamówień o wskazanym statusie;
- Automatyczne generowanie faktur VAT – tylko gdy klient poprosił o fakturę – jeżeli klient będzie mieć w ustawieniu [diretion] Faktura do zamówienia [/direction] wybraną opcję na życzenie , wtedy przy automatycznym generowaniu faktury VAT uwzględnione będa tylko te zamówienia, w których klient zaznaczył, że chce otrzymać fakturę. Dotychczas funkcja automatycznego generowania faktur VAT zawsze generowała fakturę po ustawieniu odpowiedniego statusu niezależnie czy klient chciał ją otrzymać czy nie.
- Automatyczna wysyłka faktury na adres e-mail klienta – należy wskazać, czy faktury mają być automatycznie wysyłane na adres klienta.
6. Ostatnim etapem konfiguracji jest przejście do listy Wydruk PDF i określenie parametrów dla wydruków faktur w formacie PDF:
- Lista kolumn na wydruku PDF – kolumny, które finalnie znajdą się w wydruku faktury;
- Indywidualny szablon PDF;
- Orientacja – czy faktura jest zorientowana poziomo czy pionowo;
- Wyświetlaj informacje o kategorii produktu;
- Pobieranie przez niezalogowanego klienta – wymagaj weryfikacji podania adresu e-mail i numeru telefonu – dla zwiększenia bezpieczeństwa możesz wymagać od niezalogowanych klientów weryfikacji danych, aby mogli pobrać fakturę.
7. Zapisz dane. Ustawienia modułu zostały skonfigurowane.
Lista faktur
1. Przejdź do Sprzedaż > Faktury . W tym miejscu znajduje się lista faktur wystawionych w systemie. Nad listą faktur, podobnie jak w na liście zamówień – znajduje się wyszukiwarka. Umożliwia ona filtrowanie faktur po:
- Numerze;
- Kliencie;
- ID zamówienia;
- Typie (VAT, proforma, korygująca);
- Sposobie płatności;
- Dacie wystawienia od – do;
- Dacie sprzedaży od – do;
- Wartości faktury od – do.
2. Na liście faktur masz także możliwość podejmowania działań związanych z kontrolą faktur. Możesz z tego miejsca wygenerować:
- JPK FA;
- JPK VAT;
- JPK VAT Sprzedaż;
- Korekty.
3. Z poziomu listy faktur możesz również dodać nową fakturę zakupową, a także zaimportować z odpowiedniego pliku faktury zakupowe do systemu.
Wystawianie faktur w systemie
1. Jeżeli chcesz wystawić fakturę w systemie przejdź do Sprzedaż > Zamówienia .
2. Faktury możesz wystawić na dwa sposoby. Pierwszy z nich polega na kliknięciu na liście zamówień przycisku Faktura znajdującego się z prawej strony ekranu.
Po wybraniu przycisku system wyświetli okno wprowadzania nowej faktury. Okno przedstawia następujące informacje:
- Typ faktury;
- Data wystawienia – data wystawienia faktury;
- Data sprzedaży – data dokonania transakcji;
- Sposób płatności;
- Termin płatności;
- Numer paragonu (w przypadku gdy faktura jest powiązana z paragonem);
- Powiązane płatności – łączna wartość zamówienia;
- Pozycje na fakturze – produkty, które zostały zamówione;
- Nabywca;
- Adres odbiorcy;
- Dodatkowe informacje.
3. Kliknij Zapisz . Faktura została w ten sposób wystawiona.
4. Drugim sposobem na wystawienie faktury jest przejście do Sprzedaż > Zamówienia > Edycja zamówienia > Faktury i kliknięcie przycisku Wystaw fakturę .
5. Zostanie wyświetlone okno dodawania faktury. Okno zawiera dokładnie te same dane, które były przedstawione w poprzednim przypadku. Kliknij Zapisz i gotowe. Faktura do zamówienia zostanie wystawiona.
6. Każda faktura musi mieć unikalny numer. W przypadku, gdy chcesz wystawić np. dwie faktury proforma do jednego zamówienia z tym samym numerem – system zakomunikuje błąd wynikający z braku unikalności numeru faktury.
7. Aby wysłać fakturę do klienta kliknij przycisk Wyślij oznaczony ikoną strzałki.
8. Faktura zostanie wysłana na adres e-mail klienta.
9. Dla faktury dostępne jest również blokowanie możliwości automatycznego wystawiania faktury do zamówień, które uzyskały wybrany status np. Zrealizowany . Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj.
10. Jeżeli chcesz dokonać korekty faktury, przejdź do Sprzedaż > Faktury , a następnie kliknij ikonę Korekta . W zależności od wspomnianego wcześniej ustawienia Faktury korygujące – korygowanie cen w kwotach wyświetlona zostanie kolumna Cena netto / brutto , w której możesz dokonać zmian.
