Fakturowanie

Summary: Sprawdź, jak wystawiać i wysyłać do klientów faktury w sklepie na platformie AtomStore.

Z artykułu poznasz moduł Fakturowania oraz przejdziesz krok po kroku przez proces konfiguracji w sklepie na platformie AtomStore.

---

Konfiguracja ustawień modułu

1. Aby uruchomić moduł fakturowania przejdź do Ustawienia Konfiguracja sklepu Sprzedaż i ceny Fakturowanie , a następnie kliknij Włącz .

2. Rozwiń listę i przejdź do konfiguracji ustawień. Możesz określić:

• Faktura do zamówienia;
  • Na życzenie;
  • Zawsze.
• Zaznaczaj fakturę do paragonu – jeśli w zamówieniu nie ma podanego numeru NIP, to przy włączonym ustawieniu będzie zaznaczona opcja Faktura do paragonu ;
• Domyślna data sprzedaży;
  • Data złożenia zamówienia;
  • Data bieżąca – czyli data wystawienia faktury,
  • Data opłacenia.
• Domyślny termin płatności (w dniach) – opcja pozwala określić, jaki termin płatności pojawiał się będzie na fakturach;
• Fakturowanie pozycji z zerową ceną – określa, czy pozycje z ceną zerową mają być zawarte na fakturze;
• Sortowanie pozycji na fakturze –  w jaki sposób posortowane mają zostać pozycje na fakturze (zgodnie z zamówieniem lub alfabetycznie);
• Rozbijaj koszty dostawy / płatności na stawki VAT odpowiadające produktom – opcja pozwala zdecydować, czy pozycje pojawiające się na fakturze mają być podzielone na stawki VAT, które im odpowiadają;
• Podział na oryginał / kopię – opcja ta pozwala wybrać, czy faktura ma być dzielona na oryginał i kopię;
• Automatyczne przypisywanie wpłat do faktur – należy ustalić, czy system automatycznie ma dokonywać rozdzielenia faktur do zamówień (w przypadku ustawienia na “nie” administrator będzie posiadać większą swobodę w wystawianiu faktur – możliwość wystawiania zbiorczych fv na kilka zamówień itp.); 
• Panel klienta – wyświetlaj listę faktur – określa, czy w panelu klienta ma się znaleźć lista wygenerowanych dla niego faktur;
• Wgrywaj własne pliki z fakturami –  opcjonalne ustawienie pozwalające wgrywać webmasterowi indywidualny projekt FV;;
• Język faktury – Wybierz aby wymusić język dla każdej faktury. Pozostaw puste aby język był uzależniony od języka klienta;
• Domyślna kategoria GTU;
• Bony – pomijaj wartość bonu – Dotyczy faktury sprzedażowej powiązanej z zamówieniem, w którym dokonano zakupu bonu;
• Zablokuj wystawianie faktur ze sklepu – Zaznacz tak jeżeli wystawiasz faktury z zewnętrznego systemu i nie chcesz ich wystawiać przez sklep;
• Faktury korygujące – korygowanie cen w kwotach – Wybierz, aby określić czy na etapie tworzenia korekty faktury ma być podana kwota netto czy brutto.

3. Przejdź do listy Numeracja . W tym miejscu możesz określić parametry numeracji faktur w Twoim sklepie:

• Numeracja – opcja ta pozwala wybrać sposób, w jaki faktury mają być numerowane;
  • Roczna – przykładowo: 1/2016, 2/2016;
  • Miesięczna – przykładowo: 1/1/2016, 2/1/2016, 1/2/2016 itd.
• Format numeru faktury – opcja ta pozwala na zdefiniowanie, w jaki sposób ma być numerowana faktura. Może to być dowolny ciąg znaków z wykorzystaniem znaczników #numer#, #miesiac#, #rok#;
• Format numeru faktury – zagranica – umożliwia ustawienie innej numeracji faktur dla klientów zagranicznych. Może to być dowolny ciąg znaków z wykorzystaniem znaczników #numer#, #miesiac#, #rok#;
• Format numeru faktury proforma – opcja ta pozwala na zdefiniowanie, w jaki sposób ma być numerowana faktura proforma. Może to być dowolny ciąg znaków z wykorzystaniem znaczników #numer#, #miesiac#, #rok#;
• Format numeru korekty do faktury – opcja ta pozwala na zdefiniowanie, w jaki sposób ma być numerowana faktura proforma. Może to być dowolny ciąg znaków z wykorzystaniem znaczników #numer#, #miesiac#, #rok#;
• Format numeru korekty do faktury – zagranica – opcja ta pozwala na zdefiniowanie, w jaki sposób ma być numerowana faktura proforma. Może to być dowolny ciąg znaków z wykorzystaniem znaczników #numer#, #miesiac#, #rok#;
• Format numeru faktury zaliczkowej – opcja ta pozwala na zdefiniowanie, w jaki sposób ma być numerowana faktura proforma. Może to być dowolny ciąg znaków z wykorzystaniem znaczników #numer#, #miesiac#, #rok#.;
• Liczba znaków w numerze faktury (#numer#).

4. Kolejnym krokiem jest przejście do listy Wyświetlane informacje . W tym miejscu możesz określić jakie elementy mają być wyświetlane na wydruku faktury:

• Wyświetlaj logo sklepu – opcja pozwala określić, czy  na fakturze ma się znaleźć logo sklepu;
• Wyświetlaj REGON sprzedawcy – opcja pozwala określić, czy  na fakturze ma się znaleźć REGON sklepu;
• Wyświetlaj numer telefonu w danych klienta – opcja pozwala określić, czy  na fakturze ma się znaleźć numer telefonu klienta; 
• Wyświetlaj numer zamówienia – opcja pozwala określić, czy  na fakturze ma się znaleźć numer zamówienia; 
• Wyświetlaj kraj zamówienia – opcja pozwala określić, czy  na fakturze ma się znaleźć kraj zamówienia;
• Dołączaj opis sposobu płatności – czy na fakturze ma pojawić się opis sposobu płatności;
• Ceny netto – wyświetlana ilość miejsc po przecinku jaka ilość miejsc po przecinku wyświetlana będzie przy cenie netto;
• Wyświetlanie rabatu (kuponu) – opcja pozwala na określenie, czy na fakturze ma być wyświetlany rabat (kupon);
• Wyświetlaj kody produktów – opcja pozwala na określenie, czy na fakturze ma być wyświetlany kod produktu;
• Atrybut z kodem produktu – wybierz, jeśli kod produktu znajduje się w atrybucie;
• Podpis (drukowany) – możesz określić czy chcesz na fakturze wyświetlać drukowany podpis;
• Pieczątka (opcjonalnie) – pieczątka Twojej firmy w formacie jpg, png lub gif.

5. Przejdź do listy Automatyczne wystawianie i wysyłanie . Lista ta służy konfiguracji ustawień związanych z automatyzacją generowania faktur oraz ich wysyłki:

• Automatyczne generowanie faktur pro forma dla zamówień z formami płatności – system umożliwia automatyczne generowanie faktury pro forma dla zamówień ze wskazanymi formami płatności;
• Automatyczne generowanie faktur VAT po otrzymaniu statusu – system umożliwia automatyczne generowanie faktur VAT dla zamówień o wskazanym statusie;
• Automatyczne generowanie faktur VAT – tylko gdy klient poprosił o fakturę – jeżeli klient będzie mieć w ustawieniu [diretion] Faktura do zamówienia [/direction] wybraną opcję na życzenie , wtedy przy automatycznym generowaniu faktury VAT uwzględnione będa tylko te zamówienia, w których klient zaznaczył, że chce otrzymać fakturę. Dotychczas funkcja automatycznego generowania faktur VAT zawsze generowała fakturę po ustawieniu odpowiedniego statusu niezależnie czy klient chciał ją otrzymać czy nie.
• Automatyczna wysyłka faktury na adres e-mail klienta – należy wskazać, czy faktury mają być automatycznie wysyłane na adres klienta.

6. Ostatnim etapem konfiguracji jest przejście do listy Wydruk PDF i określenie parametrów dla wydruków faktur w formacie PDF:

• Lista kolumn na wydruku PDF – kolumny, które finalnie znajdą się w wydruku faktury;
• Indywidualny szablon PDF;
• Orientacja – czy faktura jest zorientowana poziomo czy pionowo;
• Wyświetlaj informacje o kategorii produktu;
• Pobieranie przez niezalogowanego klienta – wymagaj weryfikacji podania adresu e-mail i numeru telefonu – dla zwiększenia bezpieczeństwa możesz wymagać od niezalogowanych klientów weryfikacji danych, aby mogli pobrać fakturę.

7. Zapisz dane. Ustawienia modułu zostały skonfigurowane.

---

Lista faktur

1. Przejdź do Sprzedaż Faktury . W tym miejscu znajduje się lista faktur wystawionych w systemie. Nad listą faktur, podobnie jak w na liście zamówień – znajduje się wyszukiwarka. Umożliwia ona filtrowanie faktur po:

• Numerze;
• Kliencie;
• ID zamówienia;
• Typie (VAT, proforma, korygująca);
• Sposobie płatności;
• Dacie wystawienia od – do;
• Dacie sprzedaży od – do;
• Wartości faktury od – do.

2.  Na liście faktur masz także możliwość podejmowania działań związanych z kontrolą faktur. Możesz z tego miejsca wygenerować:

• JPK FA;
• JPK VAT;
• JPK VAT Sprzedaż;
• Korekty.

3. Z poziomu listy faktur możesz również dodać nową fakturę zakupową, a także zaimportować z odpowiedniego pliku faktury zakupowe do systemu.

---

Wystawianie faktur w systemie

1. Jeżeli chcesz wystawić fakturę w systemie przejdź do Sprzedaż Zamówienia .

2. Faktury możesz wystawić na dwa sposoby. Pierwszy z nich polega na kliknięciu na liście zamówień przycisku Faktura znajdującego się z prawej strony ekranu.

Po wybraniu przycisku system wyświetli okno wprowadzania nowej faktury. Okno przedstawia następujące informacje:

• Typ faktury;
• Data wystawienia – data wystawienia faktury;
• Data sprzedaży – data dokonania transakcji;
• Sposób płatności;
• Termin płatności;
• Numer paragonu (w przypadku gdy faktura jest powiązana z paragonem);
• Powiązane płatności – łączna wartość zamówienia;
• Pozycje na fakturze – produkty, które zostały zamówione;
• Nabywca;
• Adres odbiorcy;
• Dodatkowe informacje.

3. Kliknij Zapisz . Faktura została w ten sposób wystawiona.

4. Drugim sposobem na wystawienie faktury jest przejście do Sprzedaż Zamówienia Edycja zamówienia Faktury i kliknięcie przycisku Wystaw fakturę .

5. Zostanie wyświetlone okno dodawania faktury. Okno zawiera dokładnie te same dane, które były przedstawione w poprzednim przypadku. Kliknij Zapisz i gotowe. Faktura do zamówienia zostanie wystawiona.

6. Każda faktura musi mieć unikalny numer. W przypadku, gdy chcesz wystawić np. dwie faktury proforma do jednego zamówienia z tym samym numerem – system zakomunikuje błąd wynikający z braku unikalności numeru faktury.

7. Aby wysłać fakturę do klienta kliknij przycisk Wyślij oznaczony ikoną strzałki.

8. Faktura zostanie wysłana na adres e-mail klienta.

9. Dla faktury dostępne jest również blokowanie możliwości automatycznego wystawiania faktury do zamówień, które uzyskały wybrany status np. Zrealizowany . Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj.

10. Jeżeli chcesz dokonać korekty faktury, przejdź do Sprzedaż Faktury , a następnie kliknij ikonę Korekta . W zależności od wspomnianego wcześniej ustawienia Faktury korygujące – korygowanie cen w kwotach wyświetlona zostanie kolumna Cena netto / brutto , w której możesz dokonać zmian.

11. Jeżeli istnieją dwa sklepy: PL (Polski) oraz ENG (Angielski), a klient kupuje w sklepie PL i podaje dane ze sklepu ENG, dotychczas po nadaniu statusu zamówienia wystawiana była faktura oraz dane z ustawienia  Automatyczne generowanie faktur VAT po otrzymaniu statusu  (które znajduje się w Ustawienia Konfiguracja sklepu Sprzedaż i ceny Fakturowanie Automatyczne wystawianie faktur ). Obecnie, za pomocą ustawienia Automatyczne generowanie faktur VAT po otrzymaniu statusu – tylko dla zweryfikowanych w bazie VIES  (które znajduje się w Ustawienia Konfiguracja sklepu Sprzedaż i ceny Fakturowanie Automatyczne wystawianie faktur ). Taka faktura zostanie wystawiona jedynie w sytuacji, gdy klient zostanie zweryfikowany w bazie VIES.