Statusy zamówień

W poniższym artykule dowiesz się, jak w sklepie na platformie AtomStore możesz dodawać oraz konfigurować statusy zamówień ściśle według wymagań sklepu oraz realizacji i obsługi zamówień.

---

Dodawanie statusu zamówień

1. W sklepie możesz dodawać dowolną ilość statusów zamówień. Aby zarządzać istniejącymi, lub dodać nowe statusy zamówień przejdź do Ustawiania Statusy zamówień .

Przykładowa lista statusów zamówień to:

• Nowe,
• Do realizacji,
• Oczekiwanie na płatność,
• Zapakowane,
• Wysłane.

Statusy zamówień mogą być  powiązane z formami płatności, dostawy, dostępnością itp. Dla przykładu, dla każdej z form płatności możesz wybrać inny status domyślny, np:

• przelew internetowy (pay-by-link)→ oczekiwanie na płatność,
• płatność za pobraniem → przyjęte do realizacji.

2. Aby dodać nowy status, kliknij przycisk Dodaj status .

3. Wprowadź dane. Określić możesz takie informacje jak:

• Nazwę – nazwa będzie wyświetlana dla administratorów oraz klientów w mailach transakcyjnych oraz na koncie klienta w sklepie
• Nazwę roboczą – opcjonalnie. Nazwa robocza jest wykorzystywana w filtrowaniu na podstawie statusu (zamówienia) na liście zamówień. W filtrze będzie wyświetlała się nazwa robocza. Jeżeli nie będzie ona uzupełniona, wyświetlona zostanie nazwa ogólna statusu zamówienia.
• Kolor – opcjonalnie wybrać kolor, na jaki będą podświetlane zamówienia w panelu o danym statusie
• Sprzedaż – ustawienie flagi sprzedaży na TAK sprawi, że zamówienia o tym statusie będą wliczane do statystyk sprzedaży
• Zwrot – ustawienie flagi zwrot na TAK sprawi, że zamówienia o tym statusie będą wliczane do statystyki zwrotów. Zwrócone zostaną również punkty przydzielane za udział w programie lojalnościowym (jeżeli tak skonfigurowano w Ustawienia > Konfiguracja sklepu > Marketing > Program lojalnościowy)
• Gratyfikacje – ustawienie flagi gratyfikacji na TAK, sprawi, że nadanie statusu z tą flagą do zamówienia uruchomi gratyfikację w postaci programu partnerskiego, punktów lojalnościowych, kuponów rabatowych itp. (jeżeli skonfigurowane)
• WZ – ustawienie flagi WZ na TAK oznacza, że zamówienia o tym statusie jest skompletowane na magazynie głównym, a jego realizacja zmniejszy stan magazynowy i wygeneruje dokument WZ (dokument wydania zewnętrznego z magazynu)
• Archiwalny – opcja ukrycia wybranego statusu zamówienia z listy, nie powoduje jednak jego usunięcia.
• Możliwa zmiana na statusy – możliwość blokowania zmiany wybranych statusów na inne
• Automatyczne zmiana na – możliwość włączenia automatycznej zmiany statusu na jeden wybrany po upływie wskazanego czasu
• Powiadamianie klienta – czy wysyłać do klienta powiadomienie w wybranej formie (e-mail, SMS, web push), po zmianie na wybrany status.
• Przypomnienie – powoduje wysłanie informacji do klienta, jeżeli status zamówienia nie zmienia się po określonej liczbie dni. Przydatne np. w przypadku statusów dotyczących oczekiwania na wpłatę klienta i wysyłki automatycznych przypomnień o płatności lub w celu zbierania opinii o produktach itp.
• Przypomnienie cykliczne – to przypomnienie, które w przypadku braku zmiany statusu wysyłane jest do klienta po upływie określonego czasu. Np. w sytuacjach, gdy płatność nie została przez klienta zrealizowana w ustalonych ramach czasowych (np. gdy po upływie 72h zamówienie pozostaje nieopłacone)
• Przypomnienie po … dniach – pozwala określić po ilu dniach (kalendarzowych lub roboczych) system ma automatycznie wysyłać przypomnienie do klienta
• Przypomnienie dla grupy klientów – wysyłaj przypomnienie tylko do określonej grupy klientów (tworzenie i modyfikację grup klientów znajdziesz w Sprzedaż > Grupy)

4. Edytuj szablon wiadomości. Możesz określić:

• czy klient ma otrzymywać przypomnienie,
• czy przypomnienie ma być cykliczne,
• po ilu dniach ma zostać wysłane przypomnienie,
• tytuł wiadomości (temat przypomnienia),
• treść wiadomości (treść przypomnienia).

Następnie skonfiguruj treść powiadomienia oraz przypomnienia. Powiadomienie to informacja wysyłana w momencie, gdy zmieni się status. Jest to konieczne, aby klient został był informowany o wszelkich zmianach. Klient otrzymuje wtedy informację drogą SMS-ową lub na wskazany adres e-mail. Możesz tutaj wstawić link do płatności oraz wskazać, w jakim czasie zamówienie powinno zostać opłacone.

Przypomnienie z kolei jest opcjonalne. Możesz je uzupełnić, dzięki czemu w przypadku braku uiszczenia opłaty klient otrzyma informację przypominającą o konieczności zapłaty.

Poniższy graf prezentuje schemat działania powiadomienia oraz przypomnienia o płatności za złożone zamówienie.

5. Zapisz dane.

Przykład zastosowania:

Po złożeniu zamówienia przez klienta, system wyśle wiadomość informująca o konieczności zapłaty w ciągu 3 dni roboczych.

W sytuacji, gdy status zamówienia np. Oczekiwanie na płatność nie zmienił się przez więcej niż 3 dni, ponieważ nie została dokonana zapłata ze strony klienta system wyśle przypomnienie z prośbą o uregulowanie należności za zamówienie.

---

Opcje statusów zamówień

Dla każdego statusu zamówienia możesz określić także opcje związane z działaniem magazynu, programu lojalnościowego itp. Poniższa tabela prezentuje opis znaczenia poszczególnych opcji:

Nazwa:	Opis:
Sprzedaż	Jeśli ustawiona zostanie flaga Sprzedaż, zamówienie, które ją otrzymają będzie wliczane do statystyk sprzedaży.
Zwrot	W przypadku, gdy sklep korzysta z magazynu własnego, zamówienia którym status zostanie zmieniony na Zwrot, będą generowały automatyczne PZ-ki (dokument magazynowy potwierdzający przyjęcie na magazyn towarów pochodzących z zewnątrz). Produkty z tych zamówień wrócą na stan magazynowy sklepu.
Gratyfikacje	Zamówienia ze statusem gratyfikacja zostaną uwzględnione w programie lojalnościowym – klient otrzyma punkty  lub kupon rabatowy zgodnie z ustawieniami programu.
WZ	Zamówienia z tym statusem (np. zapakowane) generują WZ-kę (dokument wydania zewnętrznego z magazynu). Jeśli jest kilka zamówień ze statusem WZ, generowana jest tylko jedna WZ-tka, o ile wcześniej nie zmieniono statusu na Zwrot.
Powiadamianie klienta	Jeśli status ma ustawioną flagę powiadamianie klienta, przy zmianie na ten status wysyłana jest automatyczna wiadomość na adres e-mail klienta. Flaga ta powinna być ustawiona np. dla statusu Nowe czy Oczekiwanie na płatność. Nie powinna być ustawiana dla statusów wewnętrznych związanych np. z przygotowaniem paczki
Przypomnienie	W przypadku użycia tej flagi, system wyśle automatyczne przypomnienie do klienta dla zamówień, których status nie zmienił się przez X dni. Dotyczy zamówień tylko z tym statusem zamówienia. Przypomnienie może to być używane dla zamówień ze statusem np. oczekiwanie na płatność czy w celu zbierania opinii o produkcie.

---

Zmiana statusu zamówienia

1. Przejdź do Sprzedaż Zamówienia .

2. Zaznacz wybrane zamówienie, a następnie kliknij rozwijaną listę przy opcji Zmień status .

3. Wybierz status, który chcesz ustawić.

4. Zostanie wyświetlone okno z  pytaniem o potwierdzenie zmiany statusu oraz o powiadomienie klienta o modyfikacji.

Możliwe opcje to:

• zgodnie z konfiguracją powiadamiania z wybranego statusu – tzn. jeżeli status zamówienia ma ustawione powiadamianie klienta na TAK, to klient zostanie powiadomiony o zmianie, jeśli NIE – klient nie otrzyma żadnej informacji,
• tak – niezależnie od ustawień statusu, klient zostanie poinformowany o zmianie statusu,
• nie – niezależnie od ustawień statusu, klient nie zostanie poinformowany o zmianie statusu.

5. Kliknij przycisk Zmień .

6. Po zapisaniu danych status zamówienia zostanie zmieniony, a do klienta zostanie wysłane (bądź nie) powiadomienie o zmianie.

Treść i wygląd wiadomości transakcyjnej możesz tworzyć i edytować w ustawieniach każdego statusu zamówienia.

7. Zmiany statusu mogą odbywać się również za pomocą automatycznych reguł. Wpisz nazwasklepu/status_automation , a następnie kliknij Dodaj regułę . W ten sposób możesz zautomatyzować zmiany statusów.

8. Dodatkowo w Ustawienia Konfiguracja sklepu Sprzedaż i ceny Proces zakupowy i konta klientów Edycja zamówień przez klientów znajdziesz ustawienie  Samodzielna zmiana statusu zamówienia – powiadamiaj sklep o zmianie statusu . W tym ustawieniu skonfigurować możesz opcje:

• tak – na adres kontaktowy i odbioru zamówień;
• tak – tylko na adres kontaktowy adreskontaktowy@atomstore.pl;
• tak – tylko na adres odbioru zamówień testy@atomstore.pl; 
• nie.

Zmiana statusu dla kilku zamówień jednocześnie

1. Przejdź do Sprzedaż Zamówienia .

2. Zaznacz wybrane zamówienie, a następnie kliknij rozwijaną listę przy opcji Zmień status .

3. Wybierz status, który chcesz ustawić.

4. Zostanie wyświetlone okno z  pytaniem o potwierdzenie zmiany statusu. Kliknij przycisk Zmień .

5. Po zapisaniu danych, statusy dla wybranych zamówień zostaną automatycznie zmienione.

Zmiana statusu w szczegółach zamówienia

1. Status możesz też zmienić w szczegółach zamówienia. Przejdź do edycji zamówienia, a następnie zakładki Aktualizacje .

2. Wybierz status jaki chcesz ustawić.

3. Zapisz dane. Status zostanie zmieniony zarówno w zakładce, jak i na liście zamówień.

---

Automatyczna blokada statusu

W przypadku podejrzanych zamówień np. złożonych przez boty lub z fałszywymi danymi wysyłki możesz skorzystać z przycisku Automatyczne blokady , który pozwala zablokować zmiany statusów przy ustaleniu pewnych warunków.

1. Przejdź do Ustawienia Statusy zamówień Automatyczne blokady .

2. Skonfiguruj ustawienia. Możesz określić takie parametry jak:

• Nazwa robocza – nazwa konfigurowanej blokady
• Priorytet – jeśli ustawisz kilka blokad opartych o ten sam status i pokrywające się warunki, blokady z najwyższym priorytetem będą decydowały o tym jaki status zamówienia ustawić
• Limit czasu – określenie, które zamówienia mają być brane pod uwagę, np. limit czasu: 1h – zmieniony zostanie wyłącznie status zamówień złożonych w ciągu ostatniej godziny
• Zamówienia ze statusem – określenie, które zamówienia mają być analizowane
• Ustaw status – określenie na jaki status ma dokonać się zamiana
• Kryteria – miejsce, w którym można ustalić dodatkowe warunki
• Dane adresowe – dane adresowe klienta/firmy pobierane z adresu dostawy
• Adres IP – adres ip klienta składającego zamówienie
• Adres e-mail – adres e-mail klienta składającego zamówienie
• Zamówiony produkt – jeżeli w zamówieniu będzie występował wskazany produkt zmieni ono swój status
• Forma dostawy/Forma płatności – zmiana statusu wyłącznie dla zamówień z wybranymi formami
• Marża – zmiana statusu dla zamówień wyłącznie z określoną marżą.

3. Zapisz dane.

Przykład zastosowania:

Gdy w blokadzie został zdefiniowany adres e-mail, forma płatności za zamówienie, a także w jakim czasie zostały złożone zamówienia (np. z ostatniej godziny), system przeanalizuje wszystkie takie transakcje. Jeżeli w którymkolwiek dane pokrywają się z ustawionymi w blokadzie – zostaną przeniesione do wskazanego statusu, np. “Do weryfikacji”. Można w takiej sytuacji przejrzeć zamówienia i wyselekcjonować, które z nich są prawdziwe i powinny zostać finalnie zrealizowane.

Na poniższym zrzucie znajduje się historia zmian statusu zamówienia. Jak można zauważyć, status został automatycznie zmieniony na Do weryfikacji , ponieważ w danych znajdowały się informacje uwzględnione na etapie tworzenia blokady.